Privacyverklaring Prana Mental Excellence

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Ze geldt voor onze websites (prana.be en prana-fr.be), onze trainingen, coaching, webinars, shop en nieuwsbrief, en voor onze app Mentale Fitness (iOS, Android en web).

We verkopen je gegevens nooit. In de app tonen we geen advertenties en gebruiken we geen analyse- of advertentiediensten van derden.

1. Wie zijn wij?

Prana Mental Excellence is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Prana Mental Excellence
Meldenstraat 45, 9700 Oudenaarde, België
Ondernemingsnummer / btw: BE 0887.585.434
Telefoon: +32 9 383 03 11
E-mail: info@prana.be
Website: https://prana.be

Functionaris voor gegevensbescherming: Iris Willems, bereikbaar via iris@prana.be. Voor alle vragen over je privacy en voor het uitoefenen van je rechten kan je bij haar terecht.

2. Welke gegevens verwerken we?

2.1 Via onze websites, trainingen, shop en nieuwsbrief

Voor- en achternaam
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Facturatie- en betaalgegevens
IP-adres, type browser en toestel
Gegevens over je activiteiten op onze website
Andere gegevens die je zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld in een profiel, in een e-mail of aan de telefoon

2.2 Via de app Mentale Fitness

Account: e-mailadres, naam, gekozen taal (Nederlands, Frans of Engels), hoe je inlogt (e-mail, wachtwoord, Google of Apple)
Inloggen en beveiliging: versleuteld wachtwoord (we kunnen het zelf niet lezen), tijdelijke inlogcodes, een technische code van je Google- of Apple-account
Abonnement: status (proefperiode, actief, verlopen), via welk kanaal je het afsloot, einddatum van je proefperiode. We ontvangen geen kaart- of bankgegevens.
Gebruik van de app: je programma's, gevolgde oefeningen en sessies, persoonlijke doelen, overtuigingen, goede gewoontes, notities bij oefeningen, favorieten, reeksen (streaks), punten, niveaus en badges
Dagboek: de tekst die je in je dagboek schrijft en je stemmingsscore
Vragenlijsten: je antwoorden op vragenlijsten zoals de Mental Check-up en de scores die daaruit volgen
Gesprekken met Mex: je berichten aan de coach Mex (ook ingesproken berichten, die we als tekst bewaren), de antwoorden van Mex en een korte samenvatting van wat je bezighoudt, zodat Mex je beter kan begeleiden
Community: je berichten, reacties, foto's en emoji-reacties, je naam en profielfoto in de ledenlijst, en welke berichten je hebt geopend
Live sessies: je inschrijvingen voor webinars en live sessies in de kalender
Meldingen: je meldingsvoorkeuren, je tijdzone en een technische code van je toestel of browser om meldingen te kunnen sturen
Feedback: wat je via de feedbackknop stuurt, eventueel met een schermafbeelding, plus de pagina, de appversie en je type toestel
Gebruiksstatistieken: welke schermen en functies gebruikt worden, gekoppeld aan een technische code
Technische gegevens: IP-adres en foutmeldingen in onze serverlogbestanden

We vragen in de app niet naar je geboortedatum, geslacht, adres of je exacte locatie.

2.3 Gevoelige gegevens over je mentale gezondheid

Mentale Fitness is een app rond mentaal welzijn. Je dagboek, je stemmings- en welzijnsscores, je gesprekken met Mex en je antwoorden op vragenlijsten zoals de Mental Check-up kunnen iets zeggen over je mentale gezondheid. Volgens de AVG (de Europese privacywet, ook GDPR genoemd) is dat een bijzondere categorie van persoonsgegevens (artikel 9).

Die gegevens verwerken we alleen met je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9.2.a AVG). Je geeft die toestemming wanneer je je registreert. Je kan ze op elk moment intrekken door je account te verwijderen (zie hoofdstuk 11). Zonder deze toestemming kunnen we de app niet aanbieden, omdat deze gegevens de kern van de begeleiding vormen.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke rechtsgrond?

We gebruiken je gegevens alleen voor de doelen hieronder. Elke verwerking steunt op een rechtsgrond uit artikel 6 (en voor gevoelige gegevens artikel 9) van de AVG.

Je bestelling, inschrijving of betaling afhandelen en je producten of diensten leveren: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Je bellen of mailen als dat nodig is om onze dienst te leveren: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Je informeren over wijzigingen in onze diensten en producten: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
Onze nieuwsbrief en aanbiedingen sturen: toestemming (art. 6.1.a); voor bestaande klanten ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). Je kan je altijd uitschrijven via de link in elke e-mail.
Onze website verbeteren en ons aanbod afstemmen op je voorkeuren met analytische en marketingcookies: toestemming via de cookiebanner (art. 6.1.a)
Je app-account aanmaken, je laten inloggen en je account beveiligen: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Je programma's, oefeningen, voortgang, community en live sessies aanbieden: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Je dagboek, welzijnsscores, gesprekken met Mex en vragenlijsten verwerken: uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a) en uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Gesprekken met Mex (gepseudonimiseerd) laten nalezen om Mex te verbeteren, alleen als je dat zelf aanzet: uitdrukkelijke toestemming (art. 6.1.a en 9.2.a)
Een vaste contactpersoon van Prana verwittigen als je in een gesprek met Mex in acute nood lijkt te zijn: vitaal belang (art. 6.1.d) en uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a), gegeven bij je registratie
Je abonnement en proefperiode beheren: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Facturen en boekhouding bijhouden: wettelijke verplichting (art. 6.1.c)
Herinneringen en meldingen sturen: toestemming (art. 6.1.a), die je geeft door meldingen toe te staan op je toestel
Je feedback opvolgen: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
De app verbeteren met gebruiksstatistieken: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
Beveiliging, foutopsporing, misbruik voorkomen en back-ups maken: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
Geanonimiseerde groepsresultaten maken voor je werkgever, als je de app via je werkgever gebruikt: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), ter uitvoering van onze overeenkomst met je werkgever

4. De AI-coach Mex

In de app kan je praten met Mex, een digitale coach. Mex is altijd duidelijk aangeduid als AI-assistent.

Hoe Mex antwoordt. Een deel van de antwoorden van Mex zijn vaste teksten die Prana zelf heeft geschreven. Daar komt geen AI aan te pas. Voor de andere antwoorden gebruikt Mex taalmodellen van OpenAI (de GPT-5-familie) en van Mistral AI (Frankrijk). Die bereiken we via het platform OpenRouter (OpenRouter Inc., VS). Om een passend antwoord te geven, krijgt het taalmodel je bericht samen met de nodige context: je naam, je taal, je programma's en doelen en de samenvatting van eerdere gesprekken. Je dagboek wordt niet naar Mex of naar een taalmodel gestuurd.

Strikte voorwaarden. Bij elke aanvraag dwingen we technisch af dat alleen de eigen infrastructuur van OpenAI en Mistral AI wordt gebruikt, en alleen diensten die je berichten niet bewaren en niet gebruiken om modellen te trainen.

Ingesproken berichten en zoeken. Spreek je een bericht in, dan zet OpenAI (Whisper) dat om naar tekst. We bewaren alleen de tekst, niet de opname. Om in onze kennisbank het juiste antwoord te vinden, zet OpenAI je vraag om in een wiskundige voorstelling (een "embedding"). Gegevens die we via de API van OpenAI doorgeven, gebruikt OpenAI niet om zijn modellen te trainen.

Prana leest niet mee. Wij zien de inhoud van je gesprekken met Mex niet. Mex maakt automatisch een korte samenvatting en een coachingprofiel (bijvoorbeeld thema's die je bezighouden) om je beter te begeleiden, maar die blijven in de beveiligde database van de app en worden niet aan medewerkers van Prana getoond. Er zijn twee uitzonderingen. Ten eerste kan je in de app zelf de optie aanzetten om Prana je gesprekken te laten nalezen om Mex te verbeteren. Die optie staat standaard uit. Zet je ze aan, dan zien wij je gesprekken alleen gepseudonimiseerd (als "Gebruiker #…", zonder naam of e-mailadres), en je kan deze toestemming op elk moment weer uitzetten. Ten tweede de melding bij acute nood, die hieronder staat beschreven. Acties die je (eventueel op voorstel van Mex) aan je programma toevoegt, horen bij je programmagegevens.

Als het echt niet goed gaat. Merkt Mex in een gesprek tekenen van acute nood op, dan verwijst Mex je door naar professionele hulplijnen (in België de Zelfmoordlijn 1813, voor Franstaligen het Centre de Prévention du Suicide op 0800 32 123). Daarnaast krijgt een vaste contactpersoon van Prana een melding met een korte context, zodat we kunnen nagaan of we je verder kunnen helpen. Binnenkort vragen we je hier in de app apart toestemming voor, en kan je die melding ook weigeren. Prana is geen hulpverlener en neemt de plaats van professionele hulp niet in. Je werkgever krijgt hier nooit iets van te zien.

Geen training op jouw gegevens. Prana traint of verfijnt geen AI-modellen met jouw gegevens.

Geen diagnose, geen automatische beslissingen. Mex is een coach en geen arts of psycholoog. Mex stelt geen medische of psychologische diagnose en vervangt geen professionele hulp. Mex neemt ook geen automatische beslissingen die rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je hebben (artikel 22 AVG). Jij houdt altijd zelf de controle. Ook Prana neemt geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

5. Community en live sessies

Community. Wat je in de community plaatst (berichten, reacties, foto's en emoji-reacties) is zichtbaar voor de andere leden van de community. Je naam en profielfoto verschijnen in de ledenlijst en bij "Gelezen door" onder berichten die je hebt geopend. Wil je dat niet, zet dan in de app de optie "Toon mij in de ledenlijst" uit. Je wordt dan niet meer bij naam getoond in de ledenlijst en bij "Gelezen door"; je telt alleen nog mee in het aantal lezers. Foto's die je deelt, bewaren we bij Cloudflare in de EU.

Live sessies. Schrijf je je in de app in voor een webinar of live sessie, dan geven we je naam en e-mailadres door aan Zoom, zodat je een persoonlijke deelnamelink krijgt, en aan ActiveCampaign, ons systeem voor e-mail- en contactbeheer, zodat je de juiste uitnodigingen en herinneringen ontvangt.

6. Als je de app via je werkgever gebruikt

Biedt je werkgever je de app aan, dan geeft je werkgever ons je naam, je e-mailadres en eventueel je team door, zodat we je toegang kunnen geven.

Je werkgever ziet nooit je individuele antwoorden, scores, dagboek of gesprekken met Mex. Je werkgever krijgt alleen samengevoegde, anonieme resultaten van groepen. Resultaten van groepen met minder dan 5 personen worden afgeschermd, zodat niemand herkenbaar is.

7. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen als dat nodig is om onze diensten te leveren, of als de wet ons dat verplicht. Met elke partij die gegevens in onze opdracht verwerkt (een "verwerker"), maken we afspraken om je gegevens even goed te beveiligen en vertrouwelijk te houden. Prana blijft verantwoordelijk voor die verwerkingen.

Voor de app werken we samen met:

Hostinger (Hostinger International Ltd.) – server waarop de app en de database draaien. Waar: EU
Cloudflare – snelle en veilige levering van de app; opslag van audio, video, afbeeldingen, community-foto's en versleutelde back-ups. Waar: opslag in de EU; Cloudflare is een Amerikaans bedrijf
Airtable – back-office voor gebruikers- en programmagegevens. Je dagboek, je antwoorden op vragenlijsten, je community-berichten en je gesprekken met Mex (ook geen samenvattingen of coachingprofiel) staan daar niet in. Waar: VS
OpenRouter (OpenRouter Inc.) – doorsturen van berichten aan Mex naar het taalmodel. Waar: VS
OpenAI – taalmodellen voor Mex, omzetten van ingesproken berichten naar tekst, zoeken in de kennisbank. Waar: VS
Mistral AI – taalmodellen voor Mex. Waar: Frankrijk (EU)
SMTP2GO – versturen van e-mails vanuit de app, zoals inlogcodes en meldingen. Waar: servers in de EU
RevenueCat – beheer van abonnementen in de app. RevenueCat krijgt alleen een technische gebruikerscode, niet je naam of e-mailadres. Waar: VS
Apple (App Store) en Google (Google Play) – abonnementen en betalingen in de app, inloggen met Apple of Google, pushmeldingen (Apple Push Notification service en Firebase Cloud Messaging). Waar: VS
Zoom – inschrijving voor live sessies en webinars. Waar: VS
ActiveCampaign – e-mail- en contactbeheer, nieuwsbrief en uitnodigingen voor live sessies. Waar: VS

Gebruik je de webversie van de app en zet je meldingen aan, dan stuurt de maker van je browser (bijvoorbeeld Apple, Google of Mozilla) die meldingen naar je toestel. Een melding kan een korte tekst bevatten, zoals het begin van een bericht van Mex. Die tekst kan op je vergrendelscherm verschijnen. Je kan dat uitschakelen in de instellingen van je toestel.

Voor onze websites, trainingen, shop en nieuwsbrief werken we daarnaast met partijen voor het hosten van onze websites, het verwerken van betalingen, het versturen van onze nieuwsbrief en het meten van websitebezoek en advertenties (alleen als je daarvoor cookies aanvaardt).

Andere ontvangers. Als de wet ons verplicht, kunnen we gegevens doorgeven aan overheidsinstanties, zoals de belastingadministratie.

8. Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige partners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens, onder andere OpenRouter, OpenAI, Airtable, RevenueCat, Cloudflare, Apple, Google, Zoom en ActiveCampaign. Voor die doorgifte steunen we op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of op het EU-VS Data Privacy Framework. Zo blijven je gegevens ook daar passend beschermd.

9. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig.

Facturatie- en betaalgegevens: zo lang als de boekhoud- en belastingwetgeving voorschrijft
Contactgegevens, productinteresses en aankoopgeschiedenis (website, trainingen, nieuwsbrief): zo lang je klant bent of contact met ons hebt. We verwijderen ze zodra je 6 maanden lang geen e-mails meer hebt geopend en er geen enkele vorm van contact meer is geweest.
Een app-registratie die je niet hebt bevestigd: automatisch verwijderd na 7 dagen
Tijdelijke inlogcodes: ze vervallen automatisch na korte tijd
Je app-account en alles wat je in de app doet en schrijft (account, programma's, voortgang, dagboek, gesprekken met Mex, vragenlijsten, community, meldingsvoorkeuren, feedback): zolang je account bestaat. We verwijderen accounts niet automatisch als je de app niet meer gebruikt. Verwijder je je account, dan wissen we deze gegevens, ook bij Airtable en Cloudflare.
Gebruiksstatistieken van de app: 90 dagen, daarna automatisch verwijderd
Je inschrijvingen voor live sessies: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan annuleren we je inschrijvingen bij Zoom en halen we de labels die de app bij ActiveCampaign heeft toegevoegd weer weg. Je contactgegevens in ActiveCampaign volgen de regel voor contactgegevens hierboven; op verzoek verwijderen we ze meteen.
Een melding over acute nood: alleen zo lang als nodig om je verder te helpen
Versleutelde back-ups: een beperkte tijd. Ze worden volgens een vast schema overschreven. We gebruiken ze alleen om de dienst te herstellen na een storing.

Bij het verwijderen van je account trekken we ook je koppeling met "Inloggen met Apple" in.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Op onze websites gebruiken we functionele, analytische en marketingcookies (tracking). Een cookie is een klein tekstbestand dat je browser bewaart wanneer je onze website bezoekt.

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken en om bijvoorbeeld je voorkeuren te onthouden.
Analytische cookies gebruiken we om te zien hoe bezoekers de website gebruiken, zodat we die kunnen verbeteren.
Marketingcookies volgen je surfgedrag, ook over verschillende websites heen, zodat we inhoud en advertenties kunnen tonen die bij je passen.

Analytische en marketingcookies plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft via de cookiebanner. Je kan je keuze altijd aanpassen via de cookie-instellingen op onze website of in je browser, en eerder opgeslagen cookies verwijderen via de instellingen van je browser.

In de app gebruiken we geen advertentie- of trackingcookies. We gebruiken alleen wat technisch nodig is om je ingelogd te houden, en we meten het gebruik van de app zelf, zonder externe analysediensten.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien (recht op inzage);
onjuiste gegevens te laten verbeteren (recht op rectificatie);
je gegevens te laten verwijderen (recht op gegevenswissing);
de verwerking van je gegevens te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking die steunt op ons gerechtvaardigd belang, zoals de nieuwsbrief aan bestaande klanten;
je gegevens te ontvangen in een computerbestand, om ze zelf te bewaren of aan een andere organisatie te geven (recht op overdraagbaarheid);
je toestemming op elk moment in te trekken. Wat we vóór de intrekking deden, blijft wel rechtmatig.

Rechtstreeks in de app:

Download mijn gegevens: op je accountpagina download je al je gegevens in één bestand (JSON-formaat).
Account verwijderen: op je accountpagina verwijder je je account en je gegevens zelf, op elk toestel en in de webversie. Daarmee trek je ook je toestemming voor het verwerken van je gevoelige gegevens in.
Je taal, je wachtwoord, je zichtbaarheid in de ledenlijst en je toestemming om Prana je gesprekken met Mex te laten nalezen, pas je zelf aan in de app.
Meldingen zet je uit in de app of in de instellingen van je toestel.

Per e-mail: voor elk ander verzoek mail je naar iris@prana.be. Om zeker te zijn dat het verzoek echt van jou komt, kunnen we je vragen om je identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld met een kopie van je identiteitsbewijs. Maak in die kopie dan je pasfoto, de strook met nummers onderaan (MRZ), het documentnummer en je rijksregisternummer onleesbaar. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vier weken.

12. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via iris@prana.be, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Beveiliging

We nemen de bescherming van je gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Zo verloopt alle verkeer versleuteld (HTTPS), bewaren we wachtwoorden alleen versleuteld, zijn onze back-ups versleuteld en krijgen alleen medewerkers die het echt nodig hebben toegang tot gegevens.

Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op via iris@prana.be.

14. Jongeren onder 16 jaar

De app is bedoeld voor personen vanaf 16 jaar. Ook op onze websites willen we geen gegevens verzamelen van bezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van hun ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16. We raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Denk je dat we zonder die toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact op via iris@prana.be, dan verwijderen we die gegevens.

15. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten veranderen of de wet wijzigt. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte via de app of per e-mail.

16. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Neem contact op met Iris Willems, functionaris voor gegevensbescherming, via iris@prana.be, of met Prana Mental Excellence, Meldenstraat 45, 9700 Oudenaarde, +32 9 383 03 11, info@prana.be.